Складской учет для чайников

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

• тара;
• ГСМ;
• сырье для производства;
• полуфабрикаты;
• вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
• запчасти;
• отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

• сменился человек, который отвечал за помещение;
• фирма ликвидируется;
• недавно произошло ЧС;
• выявили лиц, которые портили имущество;
• регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

• Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
• Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
• Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

• Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
• Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

• названии предприятия;
• кому принадлежит;
• номер каждой карты отдельно;
• название помещения;
• подробности о ценности, которая хранится;
• информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Операции прихода

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

• название компании грузополучателя;
• имя контрагента, от которого запасы поступили;
• номер – обязательно условие;
• дата составления;
• название помещений;
• код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

• объемы;
• в чем измеряется;
• по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

• за средства человека, отвечавшего за изделия;
• если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

• Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
• Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
• Разработка справочника имущества.
• Учет поступающего товара и сырья.
• Возможность контролировать запасы и остатки.
• Серьезное облегчение поиска любой вещи.
• Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

• Mobile SMARTS: Склад 15.
• Mobile SMARTS: Магазин 15.
• Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
• 1С.
• Модуль адресного хранения.
• Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

1. Инвентаризация.
2. Списание брака/порчи.
3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
4. Возврат поставщику.
5. Возвращение от покупателя.
6. Продажа.
7. Введение документа в систему.
8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Одним из самых популярных в поисковой системе является запрос «программа 1С 8.2 для чайников». Чем же вызван такой интерес? Давайте разберемся.

Почему изучение 1С является проблемой для некоторых?

Несмотря на все усилия разработчиков фирмы 1С, программы 1С 8.3 являются достаточно трудными для неподготовленного пользователя. Связано это, как правило, со сложностью предметной области.

Например, как можно, не зная бухгалтерский учет, разобраться в программе для ведения бухгалтерского учета? Правильно, никак.

Рассмотрим лучшие самоучители по программам 1С Предприятие 8.2 и 8.3 для чайников: материалы, видео, уроки, книги, аудио, тренинги.

Что требуется изучать?

Первым делом необходимо узнать, что конкретно необходимо изучать «чайнику» в 1С 8.3? Существует огромное множество программ 1С, которые существенно различаются. Или, возможно, Вам хочется изучать 1С программирование? Запросто!

Определите сферу в программах 1С 8, которую Вы хотели бы изучить. Вот основные тематики для обучения:

Выбрали? Рассмотрим для каждой тематики свой набор материалов для чайников в этом деле!

Бухгалтерский учет в программе 1С для чайников

Прежде всего, для чайников в 1С Бухгалтерии рекомендую чтение обучающей литературы, которой существует большое количество. Настоятельно рекомендую приобрести или скачать учебную версию программы 1С Бухгалтерия.

Книги по 1С Бухгалтерия

1С Бухгалтерия 8.0 как на ладони

Для оператора 1С начать изучать 1С Бухгалтерия 8 рекомендую с этого краткого пособия от фирмы 1С. С помощью книги Вы можете узнать основы программы 1С и последовательно пройти по всем этапам ведения хозяйственных операций, начиная от заведения организации и заканчивая сдачей отчетности.

1С:Бухгалтерия 8. Учебная версия

Это специализированное пособие, с помощью которого Вы сможете вдоволь поэкспериментировать с программой, получить важный практический опыт. В комплект поставки включена учебная версия программы — Вам не нужно будет покупать полноценную версию программы для обучения 1С. Стоимость такого комплекта всего 300 рублей, купить можно в любом магазине 1С-Интерес.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Сейчас этот вариант поставки выпущен в свободный доступ. Более подробно — Учебная версия 1С.

Бесплатные видеокурсы по 1С Бухгалтерия

В интернете огромное множество качественных платных видеоуроков и инструкций по программам 1С, найти их не составит труда. Гораздо сложнее найти бесплатные качественные материалы. Рассмотрим именно их.

Наша подборка видео

Для Вас мы подобрали лучшие видео для изучения и выложили их на одну страницу. Подробности — Самоучитель 1С 8.3.

Наши видеоуроки для начинающих в 1С Вы можете увидеть в специальном плейлисте на Youtube. Обязательно подпишитесь на наш Ютуб канал, мы регулярно выпускаем новые видео!

Платные» курсы Торговли

Платные курсы по программам 1С по складскому учету для новичков и чайников аналогичны:

• Среди курсов и тренингов могу выделить онлайн-курсы — profbuh8.ru, вот ссылка на тест-драйв их курса по 1С Торговли
• Среди курсов офлайн — курсы самой фирмы 1С (www.1c-uc3.ru) и курсы центра Специалист (www.specialist.ru)

Программирование 1С 8 для чайников

Самое интересное и сложное — обучение программированию новичков. Конфигурирование 1С 8.3 и 8.2, как правило, не требует глубокого изучения предметных областей — бухгалтерии, финансов и т.д. Однако общее представление нужно иметь.

Книги для начинающих программистов

Для изучения программирования для чайников написано огромное количество книг, не все рекомендую читать.

Ранее я рассматривал самые полезные книги для обучения программированию новичков, ознакомиться с ними можно на странице Книги 1С для программистов.

Обучение для программистов по видео

Эта тема также была рассмотрена мною ранее — подробности на странице Бесплатные видеокурсы 1С.

• хорошие бесплатные курсы — это курсы Павла Чистова;
• из платных по соотношению цена/качества можно выделить курсы компании «Верный старт» — по ссылке можно получить более 30 бесплатных демоуроков. Самое ценное в этих курсах то, что преподаватели не просто дают знания по программированию, но и помогают с дальнейшим трудоустройством.

Хочу отметить, что обязательно нужно повторять действия за лектором, в противном случае Вы зря потеряете время: теория без практики малоэффективна.

Очень большое количество материалов есть на Youtube.

Мы тоже выпускаем бесплатный курс для начинающих 1С программистов (не забудьте подписаться, чтобы не пропустить новые видео):

Очные курсы для чайников

Ну и тут ничего нового не посоветую:

• Курсы самой фирмы 1С ОТ УЦ №3 (www.1c-uc3.ru)
• Курсы центра Специалист (www.specialist.ru) при МГТУ им. Н.Э. Баумана.

Спасибо, что зашли на наш сайт. Сила в знаниях. Успехов Вам!

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Склад для «чайников» Владимир Зонзов

Склад для «чайников»

Владимир Зонзов: Склад для «чайников»

В настоящей статье описаны основные причины, почему «не складываются …». И показано, как их устранить. Описание построено в рамках процесса инвентаризации склада и в рамках процессов перемещений ТМЦ.

1. Инвентаризация склада

Инвентаризация – это сличение ТМЦ, указанных в бухгалтерском инвентаризационном списке, с ТМЦ, фактически находящимися на складах. Вот здесь и выявляются первые 3 проблемы.

1.1. Неадекватный инвентаризационный список ТМЦ

Что нужно в качестве инвентаризационного списка?

В бухгалтерской программе, для целей инвентаризации, формируется документ «Инвентаризационная опись». Его можно экспортировать в EXCEL-формат; и, путем очевидных преобразований, привести к следующему виду (таблица 1):

Наличие ТМЦ по бухучету

Фактическое наличие ТМЦ

В таблице 1, столбцы 1-6 заполняются бухгалтерской программой. Столбцы 7 и 8 заполняются при инвентаризации.

Но, «в жизни» часто бывает что бухгалтерия, для инвентаризации, предоставляет «оборотно-сальдовую ведомость» (ОСВ). ОСВ имеет следующие поля (таблица 2):

Сальдо на начало периода

Обороты за период

Сальдо на конец периода

ОСВ – неудобна для проведения инвентаризации-приемки склада. Неудобна по нижеследующим причинам:

В ОСВ много лишней информации. А от инвентаризационного списка требуется, всего лишь, наименования ТМЦ и их количество. То есть, требуются только столбцы 1 и 6.

В ОСВ, каждый вид ТМЦ представлен 2-мя строчками – стоимостью и количеством. Что удваивает размер списка ТМЦ. Обычно, на одной странице размещается 50 строк или 25 наименований ТМЦ. Так что, для склада, содержащего 1000 наименований ТМЦ, ОСВ будет иметь 40 листов.

Чтобы втиснуть ОСВ в страницы книжного формата и уменьшить количество страниц, применяется мелкий шрифт. А часто ли встречаются склады, в которых освещенность такая же, как в зоне касс торговых центров?

Итак, для инвентаризации нужен список ТМЦ в виде таблицы 1.

1.2. Отсутствие дисциплины наименований ТМЦ

Следующая «радость» процесса инвентаризации – это «разнобой» наименований ТМЦ.

Речь даже не идет о «мелочах» типа наличия/отсутствия лишних/необходимых пробелов и знаков препинания, в наименованиях ТМЦ. Хотя, для компьютера, это – совсем не мелочи. Они препятствуют применению, например, операции сравнения.

Беда состоит в том, что в приходных накладных от поставщика, элементы наименований ТМЦ часто записываются в произвольном порядке. Например:

1.2.1. SRTR M8/10х100 однораспорный анкер для легких конструкций;

1.2.2. Однораспорный анкер M8/10х100 для легких конструкций, SRTR;

1.2.3. Анкер однораспорный M8/10х100 для легких конструкций, SRTR;

Такая «вольность» встречается даже в пределах одной накладной. Она переносится в справочник наименований бухгалтерской программы и приводит к тому, что для многих ТМЦ одинакового типа, которые мы видим на складе, наименования нужно искать в разных частях инвентаризационного списка (он упорядочен по алфавиту). Для этого нужно догадываться о возможном наименовании ТМЦ и проверять каждую догадку пролистыванием многостраничного списка. А это – трудоемкое занятие.

Из вышеизложенного следует необходимость дисциплины в пополнении справочника наименований бухгалтерской программы. Цель дисциплины – исключить «разбегание», по всему списку, наименований одинаковых ТМЦ. Правила составления наименований ТМЦ описаны ниже, в Приложении.

Важно отметить, что следствием применения правил составления наименований ТМЦ является естественная рубрикация в списке ТМЦ. Она появляется в результате упорядочения списка по алфавиту.

1.3. Отсутствие «адресов» мест хранения ТМЦ, для каждого наименования.

Нередко бывает, что ТМЦ близких видов хранятся в разных местах склада. Например, в складском помещении «Низковольтное оборудование», автоматические выключатели хранились на трех стеллажах, расположенных в разных частях-зонах помещения. Даже – хуже. С десяток типов автоматических выключателей размещались в картонных коробках, находившихся в еще двух местах склада. Такая «свобода» размещения ТМЦ приводит к необходимости поиска нужной ТМЦ по всему складу.

Бывает, что такая «свобода» – является «осознанной». Что понятно из угроз-«шуток» зав.склада. Шуток типа «вот пойду в отпуск – тогда намучаетесь со складом».

От проблем такого размещения ТМЦ есть простое «лекарство» – адрес места хранения. Догадка об адресном хранении приходит легко. Достаточно признать, что «ничто не ново под Луной»; и спросить себя: а как работники гигантских складов – логистических центров – находят нужные ТМЦ. Там-то ТМЦ упакованы, обычно, в стандартные единицы хранения – в паллеты. И количество паллет – немеряно. И найти ТМЦ по их внешнему виду – нет возможности. И запомнить, где-что размещается – нереально. Значит, уверенность движения работника склада (а, тем более, складской техники) объясняется только одной причиной – он знает адрес места хранения ункта назначения.

Адрес ТМЦ – место хранения ТМЦ – лучше определить в виде четырехзначного числа:

первая цифра – номер складского помещения;

вторая – номер стеллажа в складском помещении;

третья – номер полки стеллажа;

четвертая – номер места на полке.

Максимальное количество мест хранения с таким адресом равно 9*9*9*9=»6561.» что достаточно для малых и средних производственных предприятий. Но, даже если в больших складских помещениях, количество стеллажей может быть больше 9, тогда помещение можно разбить на зоны. Вряд ли, производственные/строительные фирмы имеют складские помещения, в которых умещается более 9*9=»81″ стеллажа. Так что, им, для указания адреса места хранения, достаточно пятизначного числа: помещение-зона-стеллаж-полка-место_хранения. Максимальное количество мест хранения с таким адресом равно 9*9*9*9*9=»6561*9=59049.

Почему,» адрес места хранения лучше определять в виде числа? – Это удобно следующим:

очевидным смыслом числового кода (помещение-стеллаж-полка-…).

Возможностью применения операции сортировки в EXCEL-е. А сортировка чисел -адресов мест хранения, в списке ТМЦ, облегчает проведение выборочных инвентаризаций. Инвентаризаций типа «проверим, что находится во 2-м помещении на 3-й полке 4-го стеллажа». Необходимый, для этого, инвентаризационный список должен содержать все наименования ТМЦ, хранящихся по адресам от 2341 до 2349.

Адреса мест хранения упрощают изменение раскладки ТМЦ на складе. Важно только, чтобы перекладка ТМЦ обязательно заканчивалось сменой их прежних адресов-чисел на новые. Тогда, при необходимости, можно легко прерывать и легко возобновлять процесс смены мест хранения ТМЦ.

Адрес места хранения ТМЦ перечеркивает эксклюзивность знаний работников склада, в части того, где-что лежит.

И все же, несмотря на очевидную необходимость применения адресов мест хранения ТМЦ, последние применяются, как показал обзор по интернету, только в складских программах типа WMS. А такие программы предназначены только для крупных складов торговых или логистических фирм. Поэтому, адресное хранение ТМЦ на относительно небольших складах складах производственных фирм (с количеством наименований ТМЦ порядка 1-1,5 тысяч), пришлось вести в EXCEL-е. Вести в виде таблиц типа модифицированной оборотно-сальдовой ведомости (таблица 3):

Адрес места хранения ТМЦ

К-во ТМЦ на начало периода

К-во ТМЦ на конец периода

Как видно, в таблице 3, обороты учитываются в виде «триады»:

количество поступившего или выданного ТМЦ;

дата поступления или выдачи ТМЦ;

номер документа, который сопровождал поступление или выдачу ТМЦ.

Периодические сравнения инвентаризационных списков (бухгалтерского и складского) осуществляются в EXCEL-е с помощью функции сравнения. Например: ЕСЛИ(B653=»F653;1;0).» Такое сравнение сильно затруднено, при отсутствии дисциплины определения наименований.

Конечно, в EXCEL-е вести учет ТМЦ более трудоемко, чем с помощью складской программы или в рамках 1С. Но, зато склад с адресами мест хранения «прозрачен» и доступен для «непосвященных». То есть – управляем.

2. Перемещения ТМЦ

2.1. Поступление ТМЦ от поставщика

Выполнение процедуры «поступление ТМЦ» зависит от того, кто является ее владельцем. Лучше, если владельцем является отдел снабжения. Причины – следующие:

Отдел снабжения – организатор прихода ТМЦ от поставщиков. Он обладает полной информацией по поступающим ТМЦ.

Шофера-экспедиторы, обычно, подчиняются начальнику отдела снабжения.

С поставщиками общаются тоже снабженцы.

Признавая отдел снабжения «владельцем» процедуры «поступление ТМЦ», рассмотрим его работу в формате «черный ящик». На «вход» «черного ящика» поступают:

заявка на необходимые ТМЦ, от производственных подразделений фирмы;

Чем должна завершаться работа отдела снабжения? – Отчетностью по посылкам на «входе»:

2.1.1. На заказ от производственного подразделения, отдел снабжения должен ответить предоставлением поступивших ТМЦ представителю заказчика. А представитель заказчика, участием в приемке ТМЦ, обеспечит обратную связь для отдела снабжения.

2.1.2. За деньги, потраченные фирмой, с подачи отдела снабжения, последний обязан отчитаться предоставлением в бухгалтерию комплекта документов от поставщика. А бухгалтерия откликнется на документы поставщика проверкой на их состоятельность; и, при необходимости, замечаниями к документам.

Таким образом, обеспечивается контроль результатов работы отдела снабжения. Контроль, в котором, результаты работы контролируемого являются исходными данными для работы «контролеров».

Но, нередко бывает, что отдел снабжения уклоняется от роли владельца процедуры поступления ТМЦ. В этом случае, «крайним» оказывается склад. А может ли зав.складом эффективно выполнить роль, которой его «осчастливили». – Вряд ли, по следующим причинам:

Номенклатура ТМЦ – велика. Зав.складом встречается с поступившими ТМЦ в режиме цейтнота. Особенности поступивших ТМЦ он знает явно хуже, чем те, кто их заказывал и кто покупал. И – главное – эти ТМЦ не заботят его, в плане их назначения . Поэтому, «спихивать» функцию входного контроля на зав.складом – не самый лучший вариант.

При отсутствии контактов с поставщиками, зав.складом не может знать всех деталей движения денег и отчетных документов (оплата-предоплата, неполная поставка, разные каналы поступления документов от поставщика, и т.п.). В этом случае, склад не сможет ответить бухгалтерии на ее возможные претензии к состоятельности документов или к полноте их комплекта. А исполняет роль курьера по доставке документов от отдела снабжения к бухгалтерии.

Есть еще одна проблема, порождаемая уклонением снабженцев от роли владельца процедуры приемки ТМЦ. Состоит она в поступлении ТМЦ на склад в режиме внезапности.

Чтобы избежать этого режима, склад должен дружить с отделом снабжения. Последний, по вышеуказанным причинам, знает когда-какие ТМЦ будут доставлены на предприятие. И может своевременно сообщить складу о планируемом поступлении ТМЦ на фирму. Своевременно — это, хотя бы, за пару часов до события. Этого времени достаточно, чтобы зав.складом, завершил текущие дела; или сделал в них паузу, необходимую для приемки ТМЦ. Это время необходимо, также, чтобы организовать следующее:

выгрузку ТМЦ с транспорта;

приемку ТМЦ по наименованиям-количеству;

адресное размещение ТМЦ.

В какой форме желательно получать информацию о планируемом поступлении ТМЦ? – В идеале, в виде копии накладной от поставщика.

Но, чаще бывает, что эта информация поступает в виде комплекта оригинальных документов (счет-фактуры, расходной накладной от поставщика, налоговой накладной). Поступает непосредственно в момент прихода ТМЦ. Комплект документов предоставляют водители-экспедиторы (своего предприятия или сторонних перевозчиков). В этом случае, главное – не идти на поводу у «торопыг». В первую очередь, необходимо сделать 2 ксерокопии расходных накладных от поставщика. Первая копия – для склада. Вторая – для подразделения фирмы, заказавшего ТМЦ. С этими копиями они участвуют в приемке ТМЦ. А представитель отдела снабжения работает с оригиналом расходной накладной от поставщика. И необходимые пометки делает в своих бумагах – в копии счета-фактуры. Контролируя, тем самым, соответствие списка поставленных ТМЦ со списком заказанных/оплаченных ТМЦ.

2.2. Документальное оформление поступивших ТМЦ

В документальном оформлении поступивших ТМЦ участвуют три стороны: склад, бухгалтерия и подразделение-заказчик ТМЦ:

Бухгалтерия оформляет приходные накладные и, при необходимости, пополняет список – справочник наименований ТМЦ в бухгалтерской программе.

Склад – оформляет свои приходные накладные и также пополняет свой список наименований ТМЦ.

Подразделения заказчики – накапливают копии расходных накладных от поставщиков и используют их для составления заявок на перемещение ТМЦ с центральных складов на объектные склады.

Даже если три стороны придерживаются одних правил присвоения наименований поступившим ТМЦ, все равно, «разнобой» наименований ТМЦ – неизбежен. Что приводит к «пересортице» ТМЦ и разрушает учет ТМЦ.

А как нужно выполнять документальное оформление поступивших ТМЦ, чтобы избежать различий в списках? О правильном ответе нетрудно догадаться. Различия исчезнут, если список ТМЦ будет пополнять один человек. Лучше, если этим человеком будет работник отдела снабжения. Но, подобное предложение вызывает возражение со стороны бухгалтерии. Она не хочет пускать чужаков в «свою» бухгалтерскую программу.

Но, такое возражение неправильное по следующим причинам:

Во-первых, пополнение списка ТМЦ в бухгалтерской программе будет осуществляться лицом, которое явно лучше бухгалтера разбирается в номенклатуре ТМЦ.

Во-вторых, освоить «перепечатку» расходных накладных от поставщика в приходные накладные бухгалтерской программы – это простейшее занятие, которому можно обучить за 10 мин.

В-третьих, кто мешает бухгалтерии, получив оригиналы документов от поставщика, проконтролировать правильность «набивки» соответствующих приходных накладных? Как раз, такое разделение труда и отвечает положениям о бухучете и главном бухгалтере. В них-то устанавливается, что бухгалтерия не создает первичные документы ; она их проверяет на состоятельность и учитывает при составлении фискальной отчетности.

В-четвертых, зачем в бухгалтерской программе есть возможности ограничения доступа для разных работников? – Затем, что эта программа создана, как общефирменное средство труда, а не как узкопрофессиональное средство только для бухгалтерии.

А вдруг «чужаки» испортят что-то в бухгалтерской программе? – Избежать этого «не просто, а очень просто». Достаточно, по указанию главбуха, установить, например, отделу снабжения активный доступ только к журналу приходных накладных.

3. Перемещение ТМЦ с центрального склада в приобъектные склады

Такое перемещение лучше документально оформлять «руками» работника склада. Оформлять по заявкам подразделений, для которых приобретались перемещаемые ТМЦ. Таким образом, бухгалтерия избавляется от рутинного занятия – создания накладных на внутренние перемещения ТМЦ. И устраняется «лишнее звено» в документообороте, сопровождающем внутренние перемещения ТМЦ. Тем самым, у бухгалтерии остается только одна забота, прописанная в ее положениях – проверка состоятельности накладных на внутренние перемещения ТМЦ. Эту проверку нетрудно осуществлять по факту поступления бумажных копий таких накладных, с подписями сторон, участвовавших в перемещении ТМЦ. А на доставку бумажных копий в бухгалтерию следует установить малый срок, с серьезными санкциями за его нарушение.

Очевидно, что, для документального оформления внутренних перемещений ТМЦ с центрального склада на приобъектные, «складу» достаточно иметь активный доступ только к журналу накладных на перемещение.

4. Сбыт ТМЦ (сбыт продукции)

Аналогично, вышеизложенному, создание расходных накладных следует переправить на отдел сбыта. Для чего, открыть ему активный доступ только к журналу расходных накладных.

И в этом случае, бухгалтерия избежит позиции «лишнего звена» в документообороте, сопровождающем сбыт ТМЦ. А будет выполнять только то, что предписано ее положениями – организовывать и контролировать процесс учета ТМЦ.

5.1. В качестве инвентаризационного списка, следует применять не оборотно-сальдовую ведомость, а модифицированную «Инвентаризационную опись», создаваемую бухгалтерской программой.

5.2. При пополнении справочника наименований ТМЦ в бухгалтерской программе, следует придерживаться «Правил образования новых наименований ТМЦ». Пополнять справочник должен только один человек, которому эта обязанность вменяется приказом по предприятию. Этим же приказом утверждаются и «Правила …».

5.3. Каждая ТМЦ должна иметь адрес места хранения. И запись ТМЦ в бухгалтерской программе должна содержать «отдельное поле адреса». Наличие адреса места хранения исключает поиски нужной ТМЦ. А, также, помогает-облегчает проведение выборочных инвентаризаций.

5.4. Бухгалтерская программа – это не «обособленная вотчина» бухгалтерии. Это – общефирменный инструмент. Первичные документы в бухгалтерской программе, по оприходованию-перемещению-сбыту ТМЦ, должны создаваться работниками офисных подразделений; соответственно: отдела снабжения; склада; отдела сбыта. Бухгалтерия же, соответственно положению о бухучете, НЕ создает первичных документов для ТМЦ (накладных: приходных, внутренних перемещений, расходных). Она контролирует правильность их оформления и принимает их к учету.

5.6. Вести складской учет ТМЦ, конечно, легче в среде бухгалтерской программы; или с помощью специализированной складской программы. Но, для учета адресов мест хранения ТМЦ на складах, приходится применять EXCEL-таблицы типа таблицы 3.

Приложение. Правила образования новых наименований ТМЦ

В наименованиях вышеприведенных вариантов 1.2.1-1.2.3 есть 5 элементов:

4) для легких конструкций;

Элемент «SRTR» – это код производителя. Он означает «однораспорный анкер для легких конструкций к плотным строительным материалам». Так что, правильное наименование будет следующим: SRTR M8/10х100. Но, оно понятно только для «узкого» специалиста. Поэтому, лучше вариант: Анкер однораспорный M8/10х100. Но, еще лучше следующий вариант: Анкер однораспорный M8/10х100 для легких конструкций, SRTR. Избыточность информации в нем ускоряет понимание.

Правила составления наименований ТМЦ:

П.1. Наименование ТМЦ должно начинаться с имени существительного, отражающего назначение ТМЦ. Например: анкер; выключатель.

П.2. Далее должно следовать имя прилагательное, если оно отражает назначение ТМЦ. Например: однораспорный (для анкера); автоматический (для выключателя).

П.3. Далее, должны следовать показатели назначения/потребления ТМЦ.

Приведем пример описаний показателей, не вдаваясь в детали (назначение/потребление):

M8/10х100; (для анкера).

NB1-63 1Р 6КА С40; (для автоматического выключателя).

П.4. Далее, желательно указывать код производителя. Например:

SRTR; (для анкера).

604835 (для автоматического выключателя 3Р С16 Legrand).

5N68030-2 (для болта метрического, с шестигранной головкой, 8,0х30, ст 5,8 (ЦБ)).

П.5. Последним элементом наименования ТМЦ будет его порядковый номер в справочнике наименований бухгалтерской программы. Его устанавливает сама бухгалтерская программа.

Автор выражает признательность М.Е.Альперовичу, директору консультационной фирмы «ИНТРОН», за полезное обсуждение дисциплины образования новых наименований ТМЦ, в 1С.

Рекламный блок

Книга Андрея Ковалева «Операция «Иона или невидимые ангелы»

Книга Андрея Ковалева

«Операция «Иона или невидимые ангелы» во всех книжных Москвы и Питера!

>